¿Qué es el método de inventario perpetuo?
En los negocios y en la contabilidad, la noción de
inventario perpetuo se refiere a un sistema o, en la práctica, a un software,
en el que la información sobre la cantidad de inventario y la disponibilidad de
SKU (unidades de mantenimiento de existencias) se actualiza continuamente sobre
la base de registros asociados con operaciones comerciales, principalmente
pedidos y movimientos de existencias. El objetivo del inventario perpetuo es
mantener una estima precisa de los niveles reales de existencias con la menor
cantidad de recuentos de stock posibles.
Diseño de facto para software moderno
Todo el software de gestión de inventario moderno hace
uso del método del inventario perpetuo, que consiste en deducir, entre otras
cantidades, los niveles actuales de existencias sobre la base de las
operaciones comerciales que también se registran en los sistemas. Al sistema
generalmente se le proporciona un nivel de existencias inicial y luego todos
los demás niveles de existencias se calculan automáticamente.
Este abordaje generalmente utiliza la noción de SKU, que representa una ubicación física que se supone que contiene una determinada cantidad de unidades del mismo producto. El punto de vista del inventario perpetuo típico generalmente supone que las unidades dentro de una SKU no pueden diferenciarse.
El método del inventario perpetuo también se asocia predominantemente con la valoración del inventario FIFO (o PEPS: primero en entrar, primero en salir), que también se calcula sobre la base de los mismos registros históricos asociados con las operaciones comerciales, como los utilizados para el cálculo del inventario perpetuo.
Este abordaje generalmente utiliza la noción de SKU, que representa una ubicación física que se supone que contiene una determinada cantidad de unidades del mismo producto. El punto de vista del inventario perpetuo típico generalmente supone que las unidades dentro de una SKU no pueden diferenciarse.
El método del inventario perpetuo también se asocia predominantemente con la valoración del inventario FIFO (o PEPS: primero en entrar, primero en salir), que también se calcula sobre la base de los mismos registros históricos asociados con las operaciones comerciales, como los utilizados para el cálculo del inventario perpetuo.
Recuentos periódicos como mecanismo correctivo
El inventario perpetuo se apoya en la suposición de que
las operaciones comerciales registradas de modo preciso reflejan lo que
realmente está sucediendo con el inventario. Sin embargo, los errores de
entrada manual introducen discrepancias entre las cantidades que realmente
entran y salen, y sus contrapartidas electrónicas. En particular, debido a la
naturaleza acumulativa del cálculo del inventario perpetuo, los errores se
acumulan a lo largo del tiempo.
Así, incluso si las operaciones comerciales se registran siguiendo un proceso que asegure un porcentaje muy bajo de entradas inexactas, cada rotación de inventario degradará la precisión de los indicadores que se mantienen a través del inventario perpetuo, principalmente las existencias disponibles. Este problema generalmente se denomina inventario fantasma, en el que los niveles de existencias electrónicos difieren de los niveles de existencias reales.
El problema del inventario fantasma generalmente se aborda mediante el recuento periódico de los niveles de existencias. En la práctica, los almacenes y otros ambientes estrictamente controlados necesitan recuentos de modo infrecuente. Al contrario, los ambientes en los que existe poco control de los procesos de inventario, como las tiendas, requieren recuentos mucho más frecuentes.
Así, incluso si las operaciones comerciales se registran siguiendo un proceso que asegure un porcentaje muy bajo de entradas inexactas, cada rotación de inventario degradará la precisión de los indicadores que se mantienen a través del inventario perpetuo, principalmente las existencias disponibles. Este problema generalmente se denomina inventario fantasma, en el que los niveles de existencias electrónicos difieren de los niveles de existencias reales.
El problema del inventario fantasma generalmente se aborda mediante el recuento periódico de los niveles de existencias. En la práctica, los almacenes y otros ambientes estrictamente controlados necesitan recuentos de modo infrecuente. Al contrario, los ambientes en los que existe poco control de los procesos de inventario, como las tiendas, requieren recuentos mucho más frecuentes.
Ejemplo:
